Présentation de l'entreprise

Le poste

Rattaché(e) à sa directrice, vous travaillez au sein d'une équipe constituée d'une douzaine de collaborateurs.
Vos principales missions seront de faciliter la production administrative et d'être l'interface relationnelle entre les copropriétaires et les gestionnaires :
- Assister les gestionnaires de copropriété (mutualisation) sur un portefeuille défini
- Suivre les demandes des copropriétaires
- Réserver les salles pour les AG et suivi
- Diffuser les PV d'AG aux copropriétaires, traiter les décisions, questions diverses et travaux approuvés, mettre à jour le registre de copropriété + gestion du registre des mandats
- Faire les demandes de devis / commandes, communiquer auprès des copropriétaires
- Déclarer les sinistres en MRI
- Gérer les rendez-vous avec le gestionnaire, en interface avec les clients et autres fournisseurs
- Classer et suivre des dossiers de copropriétés
- Créer des contrats sous la GED et MAJ
- Reprendre les contrats de fluides
- Saisir et vérifier des frais postaux des copropriétés.
Accueil :
- Répondre au téléphone et traiter les appels par des actions adéquates et circonstanciées
- Accueillir les clients et les entreprises
- Gérer les clés et les contrôles d'accès et imputation des frais aux destinataires ainsi que des commandes de plaques et modifications interphones,
- Traiter le courrier papier et mails, répondre ou transmettre à l'interlocuteur adéquat. Cerner les priorités et les actions attendues
- Gérer l'espace clients extranet et de la GED
- Traiter les mutations et mettre à jour le logiciel
- Gérer des courriers NPAI.
Secrétariat :
- Archiver les dossiers de copropriétés
- Commander les fournitures du syndic
- Gérer les
voitures de service (garage, pneus)
- Distribuer le courrier.

Détails de l'offre

• Libellé de l'appellation : Assistant / Assistante de gestion syndic immobilier
• Type de contrat : CDD
  - 12 Mois
• Nature du contrat : Contrat travail
• 
  Savoirs et savoir-faire : Réglementation de la copropriété
  - Actualiser l'affichage, les informations mises à la disposition d'un public
  - Evaluer et chiffrer des réparations
  - Gérer des réclamations et litiges
  - Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• 
  Savoir-être professionnels : Avoir l'esprit d'équipe : (Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.)
  - Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : (Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.)
  - Faire preuve de rigueur et de précision : (Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.)
• Secteur d'activité : Location de logements
• 
  Durée hebdomadaire de travail : Temps partiel
  - 34H12/semaine Travail en journée

Profil souhaité